• Käyttöohjeet
• Työtilan hallinnoinnin ohjeet; Objektityypit
• Ympäristön hallinnoinnin ohjeet
• Ohjeita selainten asetuksista
• Uusimmat ohjeet Optima Akatemian sivuilla

OPTIMA-YMPÄRISTÖN HALLINNOINNIN OHJEET

Alkuun

Yleistä

Ympäristö on ylemmän tason rakenne: ympäristöön perustetaan työtiloja. Työtila on toimintatila, jossa voidaan toteuttaa koulutusta tai projektitoimintaa. Yhteen ympäristöön voidaan teoriassa luoda rajaton määrä työtiloja, mutta käytännössä työtilojen määrä riippuu asiakkaan tarpeista ja asiakkaan ja palveluntarjoajan välisestä sopimuksesta. Työtila koostuu objekteista; objekti on työtilan peruselementti. Objektin yksi ominaisuus on, että sen käyttöä säädellään asettamalla sopivat luku- ja kirjoitusoikeudet. Sen lisäksi objekteja voidaan helposti liittää toisiinsa ja niiden yhdistelmistä saadaan syntymään erityyppisiä työtilarakenteita. Optima-työtilaan voidaan luoda monenlaisia objekteja kuten esimerkiksi kansioita, html-sivuja, keskustelualueita ja lomakkeita.

Yhdessä ympäristössä voi työskennellä suuria käyttäjämääriä. Ympäristön käyttäjämäärä riippuu asiakkaan ja palveluntarjoajan välisestä sopimuksesta. Käyttäjien työskentelypaikkoja ovat työtilat ja Oma tila. Käyttäjien pääsy työtiloihin ei ole automaattinen, vaan työtilan hallinnoija määrittää pääsyoikeudet työtilaan. Käyttäjää, jolla on pääsy työtilaan, kutsutaan työtilan jäseneksi. Käyttäjä voi olla jäsenenä useassa työtilassa.

Alkuun

Profiilit

Käyttäjien rooleja ja toimintavaltuuksia määritellään profiilien avulla. Kun luodaan uusi käyttäjä ympäristöön, hänet liitetään aina yhteen ympäristötason profiiliin. Vaihtoehtona on viisi profiilitasoa: admin, supervisor, tutor, user ja visitor (profiilien nimiä voi muuttaa). Ympäristötason profiileissa määritellään käyttäjien toimintaoikeudet ympäristön yleistoiminnoissa (aloitusnäkymässä) ja Omassa tilassa. 

Kun käyttäjät liitetään työtilaan jäseniksi, heille määritellään työtilatason profiili. Työtilassa profiileja on neljä: supervisor, tutor, user ja visitor (profiilien nimiä voi muuttaa). Oletuksena työtilan omistajalla on työtilan supervisor-profiili ja kaikilla muilla jäsenillä user-profiili. Työtilan profiileissa määritellään käyttäjien työtilakohtaiset toimintaoikeudet: Työtilakohtaisen profiilin asetukset astuvat voimaan siis silloin, kun käyttäjä menee työtilaan. Lisää tietoa työtilatason profiileista löydät täältä.

Ympäristötason profiileista:

Admin

Ympäristön hallinnoijilla, admin-profiilin omaavilla käyttäjillä, on valtuudet hallinnoida ympäristöä. Admin-profiilissa on oletuksena määritelty kaikki oikeudet ympäristön hallintaan. Adminit näkevät kaikki työtilat, vaikka eivät olisi niissä jäseninä.

Supervisor

Supervisor-profilin omaavat käyttäjät ovat usein ympäristön hallinnoijien kaltaisia pääkäyttäjiä, mutta heidän toimintavaltuuksia ympäristönhallinnoinnin suhteen on rajoitettu. Supervisor-profiili annetaan yleensä kouluttajille tai projektinvetäjille, joiden rooliin kuuluu myös työtilojen hallinnointi. Supervisor-tasoisella käyttäjällä on oletuksena joitakin käyttäjienhallintaoikeuksia ympäristön tasolla (esim. oikeus luoda käyttäjiä ja ympäristötason ryhmiä). Ympäristön hallinnoijat määrittelevät nämä valtuudet sopiviksi muokkaamalla ympäristötason supervisor-profiilia.

Tutor

Tutor-profiilissa oleville käyttäjille ei oletuksena ole annettu ympäristönhallinnan toimintoja käyttöön. Tutor-profiilille voi esim. määrittää laajemmat käyttöoikeudet Oman tilan toimintoihin kuin user-profiiliin. Aina ei ole tarvetta viidelle erilaiselle profiilille, eikä kaikkia tarvitse käyttää. Tätä profiilia voi myös hyödyntää esimerkiksi määrittämällä siitä eri kielisen käyttäjäprofiilin.

User

User-profiili on opiskelijoita varten. Koulutushankkeissa user-tason käyttäjät ovat yleensä opiskelijoita, mutta koska ympäristössä voidaan toteuttaa myös monentyyppisiä projekteja, tarpeet user-profiilille vaihtelevat paljon hankkeesta toiseen. Tämän profiilin oletusasetuksissa ympäristön ja työtilan hallintatyökalut ovat pois käytöstä.

Visitor

Visitor-profiilissa määritellään ympäristössä satunnaisesti vierailevien toimintaoikeudet. Ajatuksena on, että visitor-profiiliin kuuluvalla käyttäjällä on vain mahdollisuus tutustua - varsinaisia toimintaoikeuksia ei oletuksena ole annettu.

Huom! Profiilit tulee aina määrittää käyttäjäorganisaation tarpeisiin. Jokainen organisaatio voi tehdä omat valinnat profiilin nimen, oikeuksien ja käytön suhteen. 

Alkuun

Kehykset ja toimintopalkit

Kirjauduttaessa ympäristöön vasemmassa kehyksessä näkyy yksi tai useampi työtilaluokka , jos työtilaluokkia on luotu ympäristöön ja jos käyttäjän profiiliin on määritelty oikeus nähdä työtilaluokat. Työtilaluokkia klikkaamalla tulevat esiin niiden alla olevat työtilat . Jos työtilaluokat eivät ole käytössä, käyttäjä näkee heti työtilat vasemmassa kehyksessä. Esimerkkitilanne: Ympäristön hallinnoija voi ottaa itselleen käyttöön työtilaluokat selkiyttääkseen ympäristössä toimimista. Luokkien käyttöönotto voi olla perusteltua myös opettaja-tasoisille käyttäjille. Jos opiskelijoilla on käyttöoikeus yhteen tai vain muutamaan työtilaan, heille ei välttämättä kannata antaa työtilaluokkia näkyviin.

Vasemman kehyksen yläpalkissa olevat kuvakkeet: Aloitusnäkymä , Oma tila  ja Ympäristön hallinta , joka näkyy niille, joille on määritelty haliintaoikeuksia. -kuvakkeilla voi siirtää kehysten reunaa.

Yläpalkissa voi olla nämä toiminnot: Vaihda ympäristöä, Linkit, Haku, Ohjeet Kielenvaihto ja Poistu. Eri ympäristöissä voi olla erilaisia toimintoja riippuen siitä, mitä on valittu profiililomakkeen asetuksissa.

Optiman oikeaan reunaan avautuu aina aktiivisen objektin hallinta-painike, esim.  tai .

Objektin hallinta -painikkeesta  avautuvat valittuun objektiin liittyvät toiminnot oikeanpuoleiseen kehykseen: Hallinta, Operaatiot ja Muut toiminnot käyttäjän oikeuksista riippuen. Työtilan hallinta -painikkeesta  voi avautua edellä mainittujen lisäksi Hallinta-osio ja Ympäristön hallinta -painikkeesta  avautuvat ne toiminnot, joihin käyttäjällä on profiilin mukaan oikeus.

Huom!  Yleisimmin käytetyt hallintatoiminnot voi saada esiin myös vasemmasta kehyksestä kyseisen kohteen nimen oikealla puolella olevasta pikakuvakkeesta .

Pääkehys on keskustila ja aloitusnäkymässä siinä voi olla ilmoituksia, kalenteri, käyttäjäkortti tai mikä tahansa valittu objekti, esimerkiksi html-sivu tai linkki. 

Alkuun

Käsitteet

Opiskelijoiden toiminta jakaantuu kahteen erilaiseen alueeseen: Omaan henkilökohtaiseen tilaan ja muiden kanssa yhteisiin työtiloihin. 

Vasemmassa yläpalkissa olevan -ikonin kautta avautuu Oma tila, jossa voi nähdä keskitetysti erilaisten toimintojen kautta esim. suorituksiaan tai viestejään. Omassa tilassa voi myös olla käyttäjän oma kotikansio.

Toiminta siirtyy työtilaan, kun vasemmasta kehyksestä avataan jokin työtila. Ympäristössä olevien työtilojen määrä ja sisältö vaihtelee. Työtilan sisältö koostuu erilaisista objekteista.

Objektit voivat olla kansioita, erilaisia dokumentteja, keskustelualueita tai linkkejä:
- Kansiot ryhmittelevät muita objekteja.
- Dokumentteja on erilaisia: html- tai tekstisivuja, ympäristön ulkopuolisilla ohjelmilla tehtyjä dokumentteja (esim. Word-dokumentit). Dokumentit voivat olla myös monivalinta- ja aukkoharjoituksia tai lomakkeita.
- Keskustelualueilla voi lukea muiden lähettämiä viestejä ja siellä voi itsekin lähettää viestejä. Keskustelualue on julkinen viestintäkanava.
- Sisäiset linkit ovat mitä tahansa yllämainituista objekteista, jotka on linkitetty sijaintipaikkaansa muualta, esim. toisesta työtilasta.  Optimassa voi myös olla suoria linkkejä internetiin.
- Lisäksi ympäristössä on mahdollisuus asettaa objektiksi mikä tahansa toiminto tai toiminnon osa käyttäjälle - tämä tehdään Tallenna objektiksi -toiminnolla. Tallenna objektiksi -toiminnosta löydät tietoja täältä.

Lisäobjektit kuuluvat osana johonkin objektiin; lisäobjekteja ovat kommentointi-toiminto, viittausten luominen, linkit ja toiminto, jolla voi lähettää viestejä objektin omistajalle. Lisäobjekteista löydät tietoja täältä.

Alkuun

YMPÄRISTÖN HALLINNOINTI

Tämän ohjeen lukeminen edellyttää Optima -ympäristön perustoiminnallisuuksien tuntemista, olethan siis tutustunut ensin ympäristön Ohjeet-painikkeen alta esiin tuleviin käyttöohjeisiin. Jos olet rakentamassa ympäristöä, voit aloittaa ohjeisiin tutustumisen Ympäristön hallinnoinnin ohjeista ja voit tutustua sen jälkeen Työtilan hallinnoinnin ohjeisiin.

Alkuun

Toimenpiteet uudessa ympäristössä

Tyhjässä ympäristössä näet vasemman kehyksen yläpalkissa Ympäristön hallintatyökalut -painikkeen .

Ympäristön rakentaminen kannattaa aloittaa pohtimalla ja määrittelemällä, millaisia toiminnallisuuksia ja oikeuksia ympäristön käyttäjät tarvitsevat. Tämä profiililomakkeiden oletusasetusten tarkistus ja muokkaaminen on hyödyllisintä tehdä heti, koska vain siten uusille käyttäjille saadaan alusta alkaen toimimaan tarkoituksenmukaisin profiili. Toinen tärkeä syy on se, että työtiloja luotaessa niissä tulevat käyttöön sillä hetkellä ympäristössä voimassa olevat työtilojen oletusprofiilit. Jälkikäteen työtilojen profiileja voi toki muokata, mutta vain yhden työtilan profiilia kerrallaan.

Avaa Ympäristön hallinta ja mene kohtaan Profiilit.

Alkuun

Profiiliasetusten tarkistaminen

Profiilit jaetaan ympäristötason ja työtilatason profiileihin. Ympäristötason profiili vaikuttaa yleisiin ympäristötason asetuksiin (esim. kieli ja ympäristön hallinnoinin oikeudet) ja käyttäjien Omaan tilaan  (esim. mitkä toiminnot ovat siellä käytössä).  Työtilatason profiilit vaikuttavat vain kyseisessä työtilassa.

Ympäristön käyttäjät voidaan jakaa maksimissaan viiteen eri käyttäjätasoon eli profiiliin, ja ne ovat ympäristössä jo valmiina olemassa: admin, supervisor, tutor, user, visitor (termit vaihdettavissa). Näiden profiilien asetukset on määritetty sellaisiksi kuin niiden on ajateltu sopivan käyttöön useimmissa tapauksissa, mutta ne on aina syytä käydä läpi miettien omia koulutus- tai projektitarpeitaan.

Ympäristötason profiilin lisäksi jokaisella käyttäjällä on vielä jokin profiili työtilassa. Huom. käyttäjällä voi olla eri profiili eri työtiloissa. Työtilan profiili määrittelee käyttäjien toimintaoikeudet kyseisessä työtilassa. Työtilakohtaisen profiilin asetukset astuvat voimaan, kun käyttäjä menee työtilaan ja ympäristötason profiili alkaa taas vaikuttaa, kun käyttäjä siirtyy työskentelemään ympäristötasolle (aloitusnäkymään tai Omaan tilaan).

Työtilan jäsenet voidaan jakaa maksimissaan neljään eri käyttäjätasoon eli profiiliin, - ympäristönhallintatyökaluissa määritetyt profiilien oletusasetukset tulevat voimaan työtilassa heti sen luomisen yhteydessä. Profiilit on nimetty seuraavasti: supervisor, tutor, user, visitor (termit vaihdettavissa). Näiden profiilien asetukset on myös määritetty sellaisiksi kuin niiden on ajateltu sopivan useimpiin tapauksiin, mutta ne on aina syytä käydä läpi miettien omia koulutus- tai projektitarpeitaan.

Työtilalla on aina omistaja ja hänen työtilatason oletusprofiili on supervisor. Supervisorilla on aina oikeus muokata oman työtilansa profiileja. Työtilaan liitettävät jäsenet saavat oletuksena user-profiilin.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Profiilit> Ympäristötason profiilit

Ympäristön hallinta

- Käyttäjä voi hallita ympäristöä
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus määrittää ympäristön työtilojen järjestys vasemmassa kehyksessä. Lisäksi käyttäjät saavat oikeuden click-wrap -tekstin tekemiseen.

- Käyttäjä voi hallita ympäristön käyttäjiä
Oletuksena: admin, supervisor - valittu, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda ympäristöön käyttäjiä, muokata olemassaolevien käyttäjien tietoja ja poistaa käyttäjiä ympäristöstä.

- Käyttäjä voi muokata ympäristön ja työtilojen oletusprofiileja ja asettaa käyttäjille kaikkia profiileja
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus muokata ympäristötason profiileja (5) ja työtilatason oletusprofiileja (4) sekä työtiloissa käytössä olevia profiileja. Käyttäjä voi myös luoda käyttäjätunnuksia mihin tahansa profiiliin asetettuna ja vaihtaa käyttäjien ympäristötason profiilin miksi tahansa profiiliksi (kun on valittuna "Käyttäjä voi hallita ympäristön käyttäjiä"). Jos tätä profiilikohtaa ei ole valittu, voi käyttäjätunnusta luodessa tai käyttäjän asetuksia muokatessa valita profiiliasetukseksi korkeintaan omaa tunnustaan vastaavan profiilitason.

- Käyttäjä voi luoda ja muokata ryhmiä
Oletuksena: admin, supervisor - valittu, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda käyttäjistä ympäristötason ryhmiä. Ympäristötason ryhmät ovat hyödyllisiä esim. silloin, kun sama käyttäjäjoukko halutaan liittää useampaan työtilaan.

- Käyttäjä voi luoda työtiloja
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda työtiloja ympäristöön.

- Käyttäjä näkee työtilat työtilaluokissa (kun työtilaluokat ovat käytössä)
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan tietyn käyttäjäryhmän näkevän työtilat työtilaluokittain järjestettynä silloin, kun ympäristössä on otettu käyttöön työtilaluokat.

- Käyttäjällä on oikeus toimia kaikissa työtiloissa ja määritellä työtilaluokkia
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus päästä kaikkiin työtiloihin sisälle ja nähdä niiden sisältämät objektit, vaikka niihin ei olisikaan luku- ja kirjoitusoikeuksia. Tämä oikeus antaa käyttäjille myös mahdollisuuden muokata kaikkia työtiloja ja niiden sisältämien objektien asetuksia. Tämä oikeus antaa käyttäjille myös oikeuden luoda ja muokata työtilaluokkia.

- Käyttäjä voi seurata ympäristössä tapahtuvaa työskentelyä
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus seurata reaaliaikaisesti ympäristön käyttäjien toimintaa Seurantatyökalun kautta. 

- Käyttäjä voi tyhjentää roskakorin
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus tyhjentää ympäristön roskakori. Ympäristön roskakoria ei yleensä kannata tyhjentää kesken ympäristön voimassaoloajan. HUOMIO! Tämä kohta valitaan myös, jos käyttäjälle halutaan antaa oikeus tyhjentää oman työtilansa roskakori. Yksin valittuna tämä kohta ei anna oikeutta ympäristötason roskakorin tyhjentämiseen.

- Käyttäjä voi hallita ympäristön sähköpaimenen käyttöä
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus käynnistää ja sammuttaa sähköpaimen-toiminto ympäristössä (ja aktivoida se toimimaan muutenkin tarvittaessa). Yleensä riittää, että sähköpaimen käynnistetään kerran ympäristön käyttöönottovaiheessa, sillä käyttäjä voi valita (oikeuksien salliessa), haluaako muistutuksia sähköpostiinsa.

- Käyttäjä näkee kaikkien käyttäjien tilastot
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus nähdä ympäristön käyttäjien tilastot: ketkä ovat käyneet ympäristössä ja mitä he ovat siellä tehneet.

- Käyttäjä voi hallita ympäristötason ilmoituksia
Oletuksena: admin - valittu; supervisor, tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus hallita eri käyttäjien ympäristön aloitussivulle tekemiä ilmoituksia.

Käyttäjäasetukset ympäristötasolla

- Käyttäjän oletuskieli ympäristössä
Määritetään käyttäjän ympäristötason oletuskieli: se kieli, joka on käytössä aloitusnäkymässä ja Omassa tilassa. Käyttäjillä voi olla työtiloissa käytössä eri oletuskieli. Lisäksi kaikki käyttäjät voivat vaihtaa käyttämäänsä kieltä Oman tilan Asetusten kautta. Vain työtilan kieli voidaan määrittää muuttumattomaksi: Työtilatason profiilissa pitää valita kohta "Käyttäjä ei voi muuttaa työtilansa kieltä".

- Käyttäjä voi lähettää yksityisiä viestejä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user, visitor -valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus lähettää yksityisiä viestejä Oman tilan kautta.

Oman tilan asetukset

- Käyttäjä voi vaihtaa käyttäjätunnuksensa
Oletuksena: admin, supervisor, tutor - valittu, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus muuttaa käyttäjätunnustaan. Käyttäjätunnuksen voi aina tarkistaa henkilö, jolla on oikeus ympäristön käyttäjienhallintaan.

- Käyttäjä voi vaihtaa salasanansa
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus vaihtaa salasanansa. (Huom. salasanaa ei voi tarkistaa mistään - sen voi vain vaihtaa henkilö, jolla on oikeus ympäristön käyttäjähallintaan.)

- Käyttäjä voi vaihtaa yhteystietonsa
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus kirjoittaa tai vaihtaa yhteystietonsa käyttäjäkorttiin. 

- Kalenteri käytössä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus käyttää kalenteria. 

- Chat käytössä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus käyttää chat-toimintoa. 

- Suoritusten hallinta käytössä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu, visitor - ei valittu
Valitaan käyttäjille, jotka tarkistavat ja/tai arvioivat erilaisia tehtäviä. Suoritusten hallinta -toiminnossa näkyvät koko ympäristön osalta kaikki tarkistusta odottavat tehtävät: Palautuslaatikkoon palautetut arvioimatta olevat tiedostot, monivalintatehtävät ja kaikki ne objektit, joissa on otettu arviointiskaala käyttöön ja joiden objektin hallinnassa käyttäjä on merkitty tarkastajaksi.  
Toiminnossa voi myös hakea kaikkia suorituksia, joihin on tarkistusoikeus (jo tarkistetut). Voi hakea suorituksia työtilan, suorituksen tyypin tai suorituksen tilan perusteella ja voi myös saada listauksen kaikista suorituksista.

- Omat dokumentit käytössä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu, visitor - ei valittu
Valitaan käyttäjille, joille halutaan antaa toiminto, joka listaa kaikki käyttäjän ympäristössä luomat objektit allekain.  

- Kirjanmerkit käytössä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus tehdä kirjanmerkkejä ympäristön objekteihin. Kirjanmerkit voi nähdä kootusti Omassa tilassa. Kirjanmerkki lisätään objektin hallinnan toiminnossa. 

Käyttäjän kotikansiossa (Omassa tilassa) käytössä olevat toiminnot

- Henkilökohtainen kansio käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjälle oikeus nähdä kotikansio Omassa tilassa ja luoda sinne objekteja.

- Käyttäjä voi luoda objekteja
Oletuksena: admin, supervisor, tutor ja user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun on annettu henkilökohtainen kansio käyttöön. Käyttäjät voivat luoda objekteja niillä editoreilla tai tavoilla, jotka alla olevissa kohdissa "Ulkoiset objektit", "Sisäiset objektit" ja "Muut objektit" on valittuna käyttöön. 

Huom! Jos käyttäjille ei anneta oikeutta henkilökohtaiseen kansioon tai oikeutta luoda sinne objekteja, alla olevia kohtia ei tarvitse käydä läpi, sillä ne eivät vaikuta muualla kuin henkilökohtaisessa kansiossa.

- Käyttäjä voi määritellä objektin toimintatilan
Oletuksena: admin, supervisor, tutor - valittu; user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus määritellä oman käyttäjäkansion objekteille erityinen toimintatila. Jos erityistä toimintatilaa ei aseteta, objekti avautuu normaalisti. 

Objektin toimintatila tarkoittaa jotakin erityistä tapaa, jolla objekti avautuu käyttäjälle. Objektin toimintatiloja ovat "Piilotettu objekti" (objekti ei näy vasemmassa kehyksessä käyttäjille, vaikka lukuoikeudet olisi määriteltykin), "Näytä objektin ohjeet ensin" (objektia avattaessa käyttäjä näkee ensin objektiin liittyvät ohjeet ja sen yhteydessä olevaa linkkiä klikkaamalla hän näkee varsinaisen objektin). Joidenkin dokumenttiobjektien kohdalla voidaan toimintatilaksi määrittää "Objekti avautuu muokkaustilassa". Lisäksi kansio voidaan asettaa toimintatilaan, jossa sen sisältämät objektit avautuvat "järjestyksessä yksi kerrallaan" (tällöin kansion sisältämät objektit eivät näy ollenkaan vasemmassa kehyksessä vaan objektien selaaminen tapahtuu yläkehyksessä olevin nuolipainikkein).

- Käyttäjä voi kopioda, siirtää ja linkittää objekteja
Oletuksena: admin, supervisor, tutor ja user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus kopioida, siirtää tai linkittää objekti omasta kotikansiosta muualle. Mainitut toiminnot onnistuvat niihin kansioihin, joihin käyttäjillä on itsellään sekä luku- että kirjoitusoikeus. Toiminto on tarpeellinen esim. silloin, kun käyttäjällä on tarve linkittää omaan kotikansioon tekemänsä objekti jonkin työtilan kansioon.

- Käyttäjä voi vaihtaa omien objektiensa luku- ja kirjoitusoikeuksia
Oletuksena: admin, supervisor, tutor ja user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus määrittää oman kotikansion sisältämien objektien luku- ja kirjoitusoikeudet. Objektin omistajalla on aina automaattisesti kirjoitusoikeudet objektiinsa, mutta jos tämä kohta on sallittu, käyttäjät voivat laajentaa luku- ja kirjoitusoikeuksia muille ympäristön käyttäjille (niille käyttäjille, joiden kanssa käyttäjä on jäsenenä samassa työtilassa).

Ulkoiset objektit

- Käyttäjä voi tuoda tiedostoja omalta tietokoneeltaan
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus tuoda ulkoinen tiedosto käyttäjäkansioon omalta tietokoneelta. Yleinen työskentelytapa, jolla tuodaan esim. Word-, PowerPoint- tai html-dokumentteja tietokoneelta työtilaan.

- Käyttäjä voi tehdä linkkejä Internetiin
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kansioonsa objekti, joka on linkki Internetiin. Yksinkertainen työkalu, joka on käyttökelpoinen, jos käyttäjillä on omia linkitettäviä sivuja toisella palvelimella tai jos käyttäjien on syytä jakaa toisilleen tietoa hyvistä Internet-sivuista.

- Verkkokansio käytössä
Oletuksena yleensä: admin, supervisor, tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun ympäristössä on otettu käyttöön verkkokansiot ja halutaan antaa käyttäjille mahdollisuus niiden käyttämiseen. Verkkokansioihin voidaan siirtää materiaalia suoraan työasemalta ja verkkokansiosta materiaalia voidaan edelleen linkittää tai tuoda Optimaan. HUOMIO! Tämä profiilin kohta on näkyvissä vain niissä ympäristöissä, joihin on hankittu verkkolevykiintiötä. Jotta käyttäjät voivat käyttää verkkokansiota, täytyy heille tämän profiilikohdan lisäksi vielä erikseen osoittaa kiintiö ympäristön hallinnassa kohdassa Käyttäjät> Verkkokansioiden kiintiöt.

Sisäiset objektit

- Käyttäjä voi avata sisäisiä editoreita uuteen selainikkunaan
Oletuksena yleensä: admin, supervisor - valittu; tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille mahdollisuus avata Optiman editoreita erilliseen selainikkunaan. Tällöin uutta objektia luotaessa tai vanhaa muokatessa tulee käyttöön -ikoni, josta editorin voi käynnistää uuteen ikkunaan.

- Web-editori käytössä (selaimessa oltava Sun Java plug-in)
Oletuksena yleensä: admin. supervisor - valittu; tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille mahdollisuus käyttää Web-editoria. HUOMIO! Tämän editorin käytön edellytyksenä on, että työasemaan on asennettuna uusi Java Runtime Environment. Katso "Ohjeita selainten asetuksista", kohta "Sun Java Plug in"

- Tekstieditori käytössä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kansioonsa tekstidokumentteja. Tämä perustyökalu annetaan yleensä aina, jos käyttäjillä on tarve luoda dokumentteja. Tekstieditorilla saa helposti ja kirjoitettua tekstiä ja sen saa nopeasti tallennettua dokumentiksi.

- Kevyt web-editori käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus käyttää Kevyt web-editoria. Kevyt web-editori ei vaadi selaimelta Java plug-inin asennusta, joten se on helppo ottaa käyttöön.

- Image Map –editori käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda Image Map –linkkikarttoja kuvatiedostoista. Työkalu on tarkoitettu lähinnä työtilan hallinnoijien ja kouluttajien käyttöön havainnollisten työtilan ja kansioiden aloitussivujen luomiseen.

- Monivalinta- ja aukkoharjoituseditori käytössä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor - valittu; user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kansioonsa monivalinta- ja aukkotehtäviä. Tehtäviä luovat yleensä kouluttajat ja tutorit. Käyttäjät voivat kyllä vastata tehtäviin, vaikka heillä ei olisikaan oikeutta luoda niitä itse.

- Monivalintatehtävä harjoituksena tai tenttinä käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus tehdä itse monivalintatehtäviä. Tämä on yleensä opettajan, ohjaajan tai projektinvetäjän työkalu.

- Lomake-editori käytössä
Oletuksena: admin, supervisor, tutor - valittu; user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kotikansioon lomakkeita. Lomakkeita luovat yleensä kouluttajat ja tutorit. Käyttäjät voivat kyllä täyttää lomakkeita, vaikka heillä ei olisikaan oikeutta luoda niitä itse. Kun tämä oikeus annetaan, täytyy käyttäjilla olla oikeus määrittää omien objektiensa luku- ja kirjoitusoikeuksia, sillä lomakkeen täyttämistä varten täytyy antaa kirjoitusoikeuksia.

Muut objektit

- Käyttäjä voi luoda kansioita ja purkaa zip-arkistoja
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kansioita omaan käyttäjäkansioon.

- Käyttäjä voi luoda keskustelualueita
Oletuksena: admin, supervisor, tutor- valittu; user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda käyttäjäkansioon keskustelualueita. (Kun tämä oikeus annetaan, täytyy käyttäjillä olla oikeus määrittää omien objektiensa luku- ja kirjoitusoikeuksia, sillä keskustelualueelle täytyy antaa kirjoitusoikeuksia.)

- Käyttäjä voi luoda toimintoja
Oletuksena: admin, supervisor, tutor- valittu; user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kotikansioon toimintoja (kaikki objektit -, uudet viestit ja roskakori-toiminnot).

- Käyttäjä voi luoda kalentereita
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kalentereita omaan kotikansioon.

- Käyttäjä voi luoda koosteobjekteja
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda koosteobjekteja omaan kotikansioon.

Lisäobjektit

- Käyttäjä voi liittää objektiin kommentointi-lisäobjektin
Oletuksena: admin, supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus liittää kotikansionsa objekteihin lisäobjektin, joka antaa muille käyttäjille kommentointimahdollisuuden. Kommentointi-lisäobjektin liittäminen objektiin onnistuu helposti objektin luomisen yhteydessä: rasti kohtaan "Kommentit". (Jos kommentointimahdollisuus halutaan antaa objektissa vasta myöhemmin, sen voi tehdä kohdassa Objektin hallintatyökalut> Uusi lisäobjekti.)

- Käyttäjä voi liittää objektiin viitteet-lisäobjektin
Oletuksena: admin, supervisor, tutor- valittu; user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus liittää kotikansionsa objekteihin lisäobjektin, joka antaa muille mahdollisuuden liittää esim. dokumentteja tai linkkejä varsinaisen objektin yhteyteen. Tämä tehdään kohdassa Objektin hallintatyökalut> Uusi lisäobjekti.

- Käyttäjä voi liittää objektiin kaikenlaisia lisäobjekteja
Oletuksena: admin, supervisor, tutor- valittu; user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus liittää kotikansionsa objekteihin kaikenlaisia lisäobjekteja - eli ylläolevien kommentti- ja viitteet-toimintojen lisäksi käyttäjillä olisi oikeus liittää objekteihinsa Lähetä viesti objektin omistajalle- ja Linkki-lisäobjektit. Jos tämä kohta on valittu, kahden ylemmän kohdan valinnoilla ei ole vaikutusta.

Alkuun

Aloitusnäkymä

Optimassa voidaan määrittää profiilikohtaisesti käyttäjille tietynlainen aloitusnäkymä. Jokaisessa ympäristötason profiilissa voi olla erilainen aloitusnäkymä.

Pääkehyksen sisältö

Ympäristön aloitusnäkymän sisältö voidaan määritellä käyttäjäryhmittäin pääkehyksen osalta. Pääkehykseen voi määrittää näkyväksi voimassa olevat ilmoitukset, kalenteri tai yhteystiedot: oman käyttäjäkortin tietojen tarkistaminen voi olla tarpeellinen toiminto koulutuksen alussa. 

Aloitusnäkymään voidaan myös valita mikä tahansa www-sivu tai objekti Optiman materiaalivarastotyötiloista. Selaus-toiminto näyttää vain ne työtilat, joiden yleisasetuksissa on työtilatyypiksi valittu materiaalivarasto. Tällaisen työtilan objektien luku- ja kirjoitusoikeuksista tarvitse välittää. Näin valittu objekti näkyy kaikille.

Huom. Admin-profiili on poikkeus: sille ei voida määrittää www-sivua tai Optimassa olevaa objektia pääkehyksen aloitusnäkymään.

Pikalinkit yläpalkin alla  

Pääkehyksen yläpuolelle eli yläpalkin alle voidaan määrittää erilaisia toimintoja pikalinkeiksi. Jos näitä toimintoja ei haluta määrittää aloitusnäkymään, ne löytyvät vain käyttäjän Omasta tilasta. Toisaalta Oma tila voidaan jättää kokonaan pois käytöstä ja valita tilalle joitakin näistä toiminnoista:

Ilmoitukset
Kalenteri
Uudet ja muokatut
Suoritusten hallinta
Omat tulokset
Yhteystiedot
Vaihda salasana

Alkuun

Yläpalkin toiminnot

Alkuun

Työtilojen oletusprofiilit

Työtilan hallinnointi

- Käyttäjä voi hallita työtilan käyttäjiä
Oletuksena: supervisor - valittu; tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus liittää ympäristön käyttäjiä työtilan jäseniksi tai poistaa työtilan jäseniä. Samalla käyttäjät saava oikeuden työtilan yleisasetusten muuttamiseen.

- Käyttäjä voi muokata työtilan profiileja
Oletuksena: supervisor - valittu; tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus valita profiiliasetukset ja muuttaa niitä neljässä eri lomakkeessa (työtilan profiililomakkeet). HUOMIO! Käyttäjä voi muuttaa vain oman profiilinsa alapuolella olevia profiililomakkeita.

- Käyttäjä voi luoda ja muokata työtilan ryhmiä
Oletuksena: supervisor - valittu; tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda työtilaan ryhmiä ja määrittää ryhmiin kuuluvat jäsenet. Tämä oikeus voi olla joskus tarpeellinen myös tutor-profiilin käyttäjille.

- Käyttäjällä on oikeus kaikkiin työtilan objekteihin ja oikeus luoda uusia objekteja ja kansioita työtilan päätasolle
Oletuksena: supervisor - valittu; tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus nähdä kaikki työtilassa olevat objektit (kansiot, dokumentit ja viestilistat) siitä huolimatta, onko niihin luku- ja kirjoitusoikeuksia. Samalla nämä käyttäjät saavat oikeudet muokata kaikkien objektien asetuksia ja sisältöjä ja luoda objekteja työtilan ylimmälle tasolle. Käyttäjät, joilla on oikeus työtilan kaikkiin objekteihin, näkevät myös työtilan roskakorin sisällön, eli käyttäjien työtilassa poistamat objektit. Tarvittaessa objektit voidaan palauttaa roskakorista takaisin alkuperäisille paikoilleen.

- Käyttäjä voi valita työtilan aloitussivun
Oletuksena: supervisor - valittu; tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus määrittää työtilalle aloitussivu. Aloitussivu tulee näkyviin käyttäjille välittömästi, kun he avaavat työtilan. Aloitussivuna voi toimia mikä tahansa sivu, joka on työtilassa. Työtilan aloitussivu asetetaan kohdassa Työtilan hallinta> Materiaalit> Aloitussivu.

- Käyttäjä voi julkaista ilmoituksia
Oletuksena: supervisor, tutor - valittu, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus julkaista ilmoituksia. Ilmoituksia voi julkaista kerralla joko kaikille työtilan jäsenille tai vain joillekin työtilan ryhmälle. Tutoreille tämä toiminto on hyödyllinen, jos heidän rooliinsa kuuluvat tiedottamistehtävät. Käyttäjät näkevät ilmoitukset Omassa tilassa ja sen lisäksi profiiliin niin määritettäessä myös aloitusnäkymässä. Ilmoituksista voi myös lähettää sähköpostitiedotteita.

- Käyttäjä näkee työtilan käyttäjien tilastot
Oletuksena: supervisor, tutor - valittu; user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus nähdä työtilan yleisiä tilastotietoja.

- Käyttäjä voi seurata työtilassa tapahtuvaa työskentelyä
Oletuksena: supervisor, tutor - valittu; user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus seurata reaaliaikaisesti työtilan jäsenten toimintaa eli tällöin seurantatyökalu on käytössä.

- Käyttäjä pääsee työtilaan myös silloin, kun se on alkamis- tai päättymispäivämäärän mukaan suljettu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus päästä työtilaan sen alkamis- ja päättymispäivämäärien ulkopuolella. Kun työtila ei ole voimassa, vain työtilan omistaja näkee työtilan vasemmassa kehyksessä. Tätä profiilikohtaa voi käyttää esimerkiksi silloin, kun työtilaa rakentaa useampi henkilö.

Työtilatasolla käytössä olevat toiminnot

- Käyttäjä voi luoda objekteja
Oletuksena: supervisor, tutor ja user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda objekteja työtilan kansioissa. Käyttäjät voivat luoda objekteja työtilan niihin kansioihin, joihin heillä on kirjoitusoikeus ja niillä työkaluilla, jotka alla olevissa kohdissa "Ulkoiset objektit", "Sisäiset objektit" ja "Muut objektit" on valittu käyttöön. Huom. Jos käyttäjille ei anneta oikeutta luoda objekteja, työkalujen asetuksilla ei ole vaikutusta käyttäjien profiiliin.

- Käyttäjä voi määritellä objektin toimintatilan
Oletuksena: supervisor, tutor - valittu; user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus pystyä määrittelemään objektille erityinen toimintatila (niiden objektien toimintatila, joihin käyttäjillä on luku- ja kirjoitusoikeus). Jos erityistä toimintatilaa ei aseteta, objekti avautuu normaalisti. Objektin toimintatila tarkoittaa jotakin erityistä tapaa, jolla objekti avautuu käyttäjälle. Objektin toimintatiloja ovat "Piilotettu objekti" (objekti ei näy vasemmassa kehyksessä käyttäjille, vaikka lukuoikeudet olisi määriteltykin), "Näytä objektin ohjeet ensin" (objektia avattaessa käyttäjä näkee ensin objektiin liittyvät ohjeet ja sen yhteydessä olevaa linkkiä klikkaamalla hän näkee varsinaisen objektin). Joidenkin dokumenttiobjektien kohdalla voidaan toimintatilaksi määrittää "Objekti avautuu muokkaustilassa". Lisäksi kansio voidaan asettaa toimintatilaan, jossa sen sisältämät objektit avautuvat "järjestyksessä yksi kerrallaan" (tällöin kansion sisältämät objektit eivät näy ollenkaan vasemmassa kehyksessä vaan objektien selaaminen tapahtuu yläkehyksessä olevin nuolipainikkein).

- Käyttäjä voi kopioida, siirtää ja linkittää objekteja
Oletuksena: supervisor, tutor ja user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus kopioida, siirtää tai linkittää objekti, joihin heillä on luku- ja kirjoitusoikeus. Mainitut toiminnot onnistuvat niihin kansioihin, joihin käyttäjillä on itsellään sekä luku- että kirjoitusoikeus. 

- Käyttäjä voi määritellä objektien voimassaoloaikaoja ja ajastaa keskustelualueiden viestejä
Oletuksena: supervisor , tutor, user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus ajastaa toimintoja objektiin liittyen. Ajastaa voi esim. jonkin toimintatilan, nimen- tai omistajamuutoksen tai luku-ja kirjoitusoikeudet. Viimeksi mainittu määrittää siis objektin ilmestymis- ja/tai poistumisajankohdat työtilassa. Ajastustoiminto on erityinen lisäominaisuus, joka antaa joustavat työskentelymahdollisuudet työtilan hallinnoinnista vastaaville käyttäjille.

- Käyttäjä voi vaihtaa omien objektiensa luku- ja kirjoitusoikeuksia
Oletuksena: supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus määritellä omien objektiensa luku- ja kirjoitusoikeudet. Jos tätä oikeutta ei anneta, käyttäjien luomiin objekteihin jää automaattisesti voimaan työtilakohtainen oletusasetus, joka on "lukuoikeudet kaikilla" tai "lukuoikeudet vain omistajalla" (tämä oletusasetus määritellään työtilan yleisasetuksissa). Objektin omistajalla on aina automaattisesti kirjoitusoikeudet objektiinsa ja jos tämä kohta on sallittu, käyttäjät voivat laajentaa luku- ja kirjoitusoikeuksia muille sopiville työtilan jäsenille (voi valita yksittäisiä käyttäjiä).

-Käyttäjä voi lähettää tiedotteita
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus lähettää objekteista sähköpostitiedotteita niille käyttäjille, joilla on pääsy objektiin.

Ulkoiset objektit

- Käyttäjä voi tuoda tiedostoja omalta tietokoneeltaan
Oletuksena: supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda objekti tuomalla se omalta tietokoneelta. Yleinen työskentelytapa, jolla tuodaan esim. Word-, PowerPoint- tai html-dokumentteja tietokoneelta työtilaan. 

- Käyttäjä voi tuoda useita tiedostoja kerrallaan omalta tietokoneeltaan
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus tuoda useita dokumentteja kerralla omalta tietokoneelta. Yleinen työskentelytapa, jolla tuodaan esim. Word-, PowerPoint- tai html-dokumentteja tietokoneelta työtilaan.

- Käyttäjä voi tuoda ja viedä SCORM-materiaalia
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus tuoda Optimaan SCORM-materiaalipaketteja. SCORM (Sharable Content Object Reference Model) on digitaalisen oppimateriaalin standardi. Materiaalipaketti tuodaan zip-muodossa Optimaan, ja sen on oltava SCORM-standardin mukainen. 

- Käyttäjä voi tehdä linkkejä Internetiin
Oletuksena: supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda objekti, joka on linkki Internetiin. Yksinkertainen työkalu, joka on käyttökelpoinen, jos käyttäjillä on omia linkitettäviä sivuja toisella palvelimella tai jos käyttäjien on syytä jakaa toisilleen tietoa hyvistä Internet-sivuista.

- Käyttäjä voi muokata ulkoisia dokumentteja omalla tietokoneellaan
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus muokata ulkoisia dokumentteja Optiman kautta suoraan. Kun tämä kohta on valittuna, käyttäjä voi muokata omistamiaan dokumentteja tai sellaisia, joihin hänelle on annettu kirjoitusoikeus. Toiminto vaatii, että selaimessa on käytössä Sun Java Plug-in.

- Verkkokansio käytettävissä
Oletuksena yleensä: supervisor, tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun ympäristöissä on otettu käyttöön verkkokansiot ja halutaan antaa käyttäjille mahdollisuus niiden käyttämiseen. Verkkokansioihin voidaan siirtää materiaalia suoraan työasemalta ja verkkokansiosta materiaalia voidaan edelleen linkittää tai tuoda Optimaan. HUOMIO! Tämä profiilin kohta on näkyvissä vain niissä ympäristöissä, joihin on hankittu verkkolevykiintiötä. Jotta käyttäjät voivat käyttää verkkokansiota, täytyy heille tämän profiilikohdan lisäksi vielä erikseen osoittaa kiintiö ympäristön hallintatyökaluissa kohdassa Käyttäjät > Verkkokansioiden kiintiöt.

Sisäiset objektit

- Käyttäjä voi avata sisäisiä editoreita uuteen selainikkunaan
Oletuksena yleensä: supervisor - valittu, tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille mahdollisuus avata Optiman editoreita erilliseen selainikkunaan. Tällöin uutta objektia luotaessa tai vanhaa muokatessa tulee käyttöön -ikoni, josta editorin voi käynnistää uuteen ikkunaan.

- Web-editori käytössä 
Oletuksena yleensä: supervisor - valittu, tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille mahdollisuus käyttää Web-editoria. Huomaa, että tämän editorin käytön edellytysenä on, että työasemaan on asennettuna uusi Java Runtime Environment. Katso "Ohjeita selainten asetuksista", kohta Sun Java Plug-in.

- Tekstieditori käytössä
Oletuksena: supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda tekstidokumentteja. Tämä perustyökalu annetaan yleensä aina, jos käyttäjillä on tarve luoda dokumentteja. Tekstieditorilla saa helposti ja kirjoitettua tekstiä ja sen saa nopeasti tallennettua dokumentiksi.

- Kevyt web-editori käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus käyttää Kevyt web-editoria. Kevyt web-editori ei vaadi selaimelta Java plug-inin asennusta, joten se on helppo ottaa käyttöön.

- Image Map -editori käytössä
Oletuksena yleensä: supervisor, tutor, user, visitor - ei valittu.
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda Image Map -linkkikarttoja kuvatiedostoista. Työkalu on tarkoitettu lähinnä työtilan hallinnoijien ja kouluttajien käyttöön havainnollisten työtilan ja kansioiden aloitussivujen luomiseen.

- Monivalinta- ja aukkoharjoituseditori käytössä
Oletuksena: supervisor, tutor - valittu; user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda monivalinta- ja aukkotehtäviä. Tehtäviä luovat yleensä kouluttajat ja tutorit. Käyttäjät voivat kyllä vastata tehtäviin, vaikka heillä ei olisikaan oikeutta luoda niitä itse.

- Lomake-editori käytössä
Oletuksena: supervisor, tutor - valittu; user ja visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda lomakkeita. Lomakkeita luovat yleensä kouluttajat ja tutorit. Käyttäjät voivat kyllä täyttää lomakkeita, vaikka heillä ei olisikaan oikeutta luoda niitä itse. (Kun tämä oikeus annetaan, täytyy käyttäjilla olla oikeus määrittää omien objektiensa luku- ja kirjoitusoikeuksia, sillä lomakkeen täyttämistä varten täytyy antaa kirjoitusoikeuksia.)

- Roolilomake käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus luoda roolilomakkeita. 

- Palautekysely käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus tehdä palautekyselyjä. Palautekysely-objektin avulla käyttäjä voi tehdä monivalintavaihtoehtoihin perustuvia kysymyssarjoja. Palautekyselyn vastauksia on mahdollista tarkastella visuaalisen yhteenvedon avulla.

- Monivalintatehtävä harjoituksena tai tenttinä käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus laatia monivalintatehtäviä. Tämä on opettajan, ohjaajan tai projektinvetäjän työkalu.

- Mallivastaustehtävä käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus rakentaa mallivastaustehtäviä. Tämä on opettajan, ohjaajan tai projektinvetäjän työkalu.

- Palautuslaatikko käytössä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus perustaa palautuslaatikkoja. Palautuslaatikko-objektin avulla käyttäjä – yleensä opettaja, ohjaaja tai projektinvetäjä – voi rakentaa työtilaan erilaisten tehtävien palautuspaikan.

- Seurantaobjekti ja raportointityökalu käytössä 
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus muodostaa seurantaobjekteja ja seurantaraportteja. Nämä ovat opettajan, ohjaajan tai projektinvetäjän työkaluja.

- Reaaliaikainen esitys käytössä 
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus luoda reaaliaikaisia esityksiä.

- Ääninauhuri käytössä 
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus luoda objekteja ääninauhurin avulla.

- Päiväkirja käytössä 
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus luoda päiväkirja-objekteja.

- Ajanseuranta-objekti käytössä 
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus luoda ajanseuranta-objekteja.

- Tulosten yhteenveto käytössä 
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus luoda tulosten yhteenveto-objekteja.

- Kirjoitusalue käytössä 
Valitaan, kun halutaan antaa käyttäjille oikeus luoda kirjoitusalueita.

Muut objektit

- Käyttäjä voi luoda kansioita ja purkaa zip-arkistoja
Oletuksena: supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kansioita.

- Käyttäjä voi luoda keskustelualueita
Oletuksena: supervisor, tutor- valittu; user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda keskustelualueita. (Kun tämä oikeus annetaan, täytyy käyttäjillä olla oikeus määrittää omien objektiensa luku- ja kirjoitusoikeuksia, sillä keskustelualueelle täytyy antaa kirjoitusoikeuksia.)

- Käyttäjä voi luoda toimintoja
Oletuksena: supervisor, tutor- valittu; user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda toimintoja (kaikki objektit, uudet viestit ja roskakori -toiminnot).

- Käyttäjä voi luoda chat-objekteja
Oletuksena yleensä: supervisor, tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda chat-objekteja. Tyypillisesti käytössä vain työtilan omistajilla.

- Käyttäjä voi luoda kalentereita
Oletuksena yleensä: supervisor, tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kalentereita.

- Käyttäjä voi luoda koosteobjekteja
Oletuksena yleensä: supervisor - valittu, tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda koosteobjekteja. Koosteobjekti on työkalu, jolla useita objekteja voidaan koota samaan näkymään. Kooste on monipuolinen työkalu erilaisten kokonaisuuksien muodostamiseen. Sitä voidaan käyttää esimerkiksi seuraaviin käyttötarkoituksiin: prosessikirjoittaminen, oppimiskokonaisuuksien koostaminen ja kansioiden sisällön dynaaminen näyttäminen valitussa kohteessa.

- Käyttäjä voi luoda kansiot työtilan jäsenille kerralla
Oletuksena yleensä: supervisor - valittu, tutor, user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus luoda kansiot työtilan jäsenille yhdellä kertaa valittuun sijaintikohteeseen. Kansiot nimetään Sukunimi Etunimi mukaan käyttäjäkorttien tietojen mukaisesti.

- Käyttäjä voi luoda tehtäviä
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuus perustaa tehtävien palautusjärjestelmä. Tehtävän tarkastaja ja palauttaja voivat seurata omalta Työpöydältä tehtävän tilannetta (esim. keskeneräinen, lähetetty tarkastajalle, hyväksytty, hylätty)

Lisäobjektit

- Käyttäjä voi liittää objektiin kommentointi-lisäobjektin
Oletuksena: supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus liittää objekteihinsa lisäobjekti, joka antaa muille käyttäjille kommentointimahdollisuuden. Kommentointi-lisäobjektin liittäminen objektiin onnistuu helposti objektin luomisen yhteydessä: rasti kohtaan "Kommentit". (Jos kommentointimahdollisuus halutaan antaa objektissa vasta myöhemmin, sen voi tehdä kohdassa Objektin hallinta> Uusi lisäobjekti.)

- Käyttäjä voi liittää objektiin Viitteet-lisäobjektin
Oletuksena: supervisor, tutor- valittu; user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus liittää objekteihinsa lisäobjekti, joka antaa muille mahdollisuuden liittää esim. dokumentteja tai linkkejä varsinaisen objektin yhteyteen. Tämä tehdään kohdassa Objektin hallinta> Uusi lisäobjekti.

- Käyttäjä voi liittää objektiin kaikenlaisia lisäobjekteja
Oletuksena: supervisor, tutor- valittu; user, visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus liittää omiin objekteihin kaikenlaisia lisäobjekteja - eli ylläolevien kommentti- ja viitteet-toimintojen lisäksi käyttäjillä olisi oikeus liittää objekteihinsa Lähetä viesti objektin omistajalle- ja Linkki-lisäobjektit. Jos tämä kohta on valittu, kahden ylemmän kohdan valinnoilla ei ole vaikutusta.

Käyttäjän omat asetukset

- Käyttäjän työtilan oletuskieli
Asetetaan sopivaksi työtilassa työskentelyä ajatellen. Huom. tämä asetus on voimassa työtilassa toimiessa. Kun käyttäjät ovat ympäristön tasolla, heillä on voimassa ympäristötason profiilissa määritetty kieli tai se kieli, minkä he ovat omasta käyttäjäkortistaan valinneet.

- Käyttäjä ei voi muuttaa työtilansa kieltä
Oletuksena: supervisor, tutor; user - ei valittu; visitor - valittu
Valitaan, kun halutaan, että tietyn käyttäjäryhmän käyttäjäkortissa tekemä kielivalinta ei astu voimaan kyseisessä työtilassa. Työtilan kieli voidaan näin siis määrittää muuttumattomaksi. Tämä kohta kannattaa miettiä huolellisesti esim. kieltenopiskeluun tarkoitetussa työtilassa. Visitor-profiilin käyttäjille kieli on myös yleensä oletuksena pakotettu, jotta työtilan kieli pysyisi muuttumattomana myös seuraavalle vierailijalle.

- Käyttäjä voi tehdä henkilökohtaisia merkintöjä työtilan objekteihin
Oletuksena: supervisor, tutor, user - valittu; visitor - ei valittu
Valitaan, kun halutaan antaa tietylle käyttäjäryhmälle oikeus tehdä työtilan objekteihin ns kirjanmerkki. Nämä kirjanmerkit ovat aina käyttäjän henkilökohtaisia ja niiden tarkoitus on auttaa käyttäjiä löytämään esim. tärkeitä objekteja. Eri työtiloissa tehdyt kirjanmerkit löytyvät keskitetysti käyttäjän Omasta tilasta kohdasta Kirjanmerkit.

Alkuun

Työtilojen profiilien päivitys

Alkuun

Käyttäjienhallinta

Ympäristön hallinta> Käyttäjienhallinta> Muokkaa käyttäjäasetuksia

Valitse haluatko muokata käyttäjäasetuksia Koko käyttäjälistalta vai etsiä muokattavien käyttäjien joukon Hakukoneella.

Koko käyttäjälistalta tulostaa ympäristön kaikkien käyttäjien listan, josta käyttäjän nimeä klikkaamalla pääset muokkaamaan kyseisen käyttäjän asetuksia.

Hakukoneella voit hakea joukon käyttäjiä, joiden asetuksia haluat muuttaa. Voit valita hakusi lähtökohdaksi jonkin seuraavista kriteereistä:

• Etsi käyttäjätietojen perusteella: profiili, nimi, id-numero, sähköposti, käyttäjähakemisto
• Etsi aktiivisuuden perusteella
• Etsi työtilan jäsenyyden perusteella
• Etsi käyttäjäryhmien perusteella

Kriteerin valittuasi saat esiin lomakkeen, jossa voit määritellä hakukriteerisi. Klikkaa Haku-painiketta ja saat hakutuloksen. Tämän jälkeen voit Käsittele hakutuloksia -painiketta klikkaamalla ryhtyä tekemään muutoksia tai valita Tarkenna hakua.

Jos valitset Tarkenna hakua, saat jälleen valittavaksesi hakukoneen ensimmäisen sivun. Valitse jälleen yleinen hakukriteerisi ja tarkenna ehtojasi sitä seuraavassa lomakkeessa. Haun toisessa vaiheessa haku kohdistuu ainoastaan siihen käyttäjäjoukkoon, jonka sait tulokseksi haun ensimmäisessä vaiheessa.

Huomaa, että voit aina poistaa hakutuloksesta yksittäisiä käyttäjiä poistamalla rastin käyttäjän nimen edessä olevasta valintalaatikosta. Sinun ei siis välttämättä tarvitse käyttää Tarkenna hakua-toimintoa rajataksesi yksittäisiä käyttäjiä pois hakutuloksestasi.

Kun ensimmäisen tai myöhemmän hakuvaiheen kauttaa olet saanut haluamasi käyttäjoukon tulokseksi, voit edetä muokkaamaan näiden käyttäjien tietoja klikkaamalla hakutulossivulla Käsittele hakutuloksia -painiketta.

Saat esiin lomakkeen, jossa voit valita, mitä tietokenttää haluat hakutuloksessasi olevien käyttäjien osalta muuttaa. (Tällä ja seuraavalla sivulla voit katsoa käyttäjien nykyisiä tietoja klikkaamalla kyseisen käyttäjän nimeä.) Valittavissa on seuraavat vaihtoehdot:

• Profiili
• Nimi
• Organisaatio
• Käyttäjätunnus
• Salasana
• Osoite
• Sähköposti

Valitse jokin tietokentissä ja saat esiin lomakkeen, jossa voit vaihtaa kultakin käyttäjällä kyseisen tiedon. Syötä haluamasi tiedot ja klikkaa Muokkaa käyttäjäasetuksia -painiketta.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Käyttäjienhallinta> Poista käyttäjiä

Valitse haluatko poistaa käyttäjiä Koko käyttäjälistalta vai etsiä poistettavien käyttäjien joukon Hakukoneella.

Koko käyttäjälistalta tulostaa ympäristön kaikkien käyttäjien listan, jossa klikkaamalla rastin käyttäjän nimen kohdalle valitset käyttäjän poistettavaksi. Näet listalla punaisella käyttäjäikonilla merkittynä ne käyttäjät, jotka eivät ole jäsenenä missään työtilassa.

Hakukoneella voit hakea joukon käyttäjiä, jotka haluat poistaa. Voit valita hakusi lähtökohdaksi jonkin seuraavista kriteereistä:

• Etsi käyttäjätietojen perusteella: profiili, nimi, id-numero, sähköposti, käyttäjähakemisto
• Etsi aktiivisuuden perusteella
• Etsi työtilan jäsenyyden perusteella
• Etsi käyttäjäryhmien perusteella

Kriteerin valittuasi saat esiin lomakkeen, jossa voit määritellä hakukriteerisi. Klikkaa Haku-painiketta ja saat hakutuloksen. Tämän jälkeen voit Käsittele hakutuloksia -painiketta klikkaamalla poistaa käyttäjiä tai valita Tarkenna hakua.

Jos valitset Tarkenna hakua, saat jälleen valittavaksesi hakukoneen ensimmäisen sivun. Valitse jälleen yleinen hakukriteerisi ja tarkenna ehtojasi sitä seuraavassa lomakkeessa. Haun toisessa vaiheessa haku kohdistuu ainoastaan siihen käyttäjäjoukkoon, jonka sait tulokseksi haun ensimmäisessä vaiheessa.

Huomaa, että voit aina poistaa hakutuloksesta yksittäisiä käyttäjiä poistamalla rastin käyttäjän nimen edessä olevasta valintalaatikosta. Sinun ei siis välttämättä tarvitse käyttää Tarkenna hakua -toimintoa rajataksesi yksittäisiä käyttäjiä pois hakutuloksestasi.

Kun ensimmäisen tai myöhemmän hakuvaiheen kauttaa olet saanut haluamasi käyttäjoukon tulokseksi, voit edetä poistamaan nämä käyttäjät klikkaamalla hakutulossivulla Käsittele hakutuloksia -painiketta. 

Kun ympäristöstä poistetaan käyttäjätunnuksia, täytyy päättää, mitä käyttäjien omistamille objekteille tehdään. Ole hyvä ja valitse alla olevista vaihtoehdoista.

Valinta ”Poistetaan käyttäjät ja hävitetään kaikki heidän objektinsa, vastauksensa ja viestinsä” tarkoittaa, että tunnuksen omistama materiaali menee roskakoriin ja vastaukset esimerkiksi monivalintatehtäviin sekä viestit poistetaan välittömästi.

Valinta ”Poistetaan käyttäjät ja jätetään objektit ympäristöön. Vastaukset ja viestit hävitetään” tarkoittaa, että tunnuksen omistama materiaali menee työtilojen hallinnoijien tai ympäristön hallinnoijan omistukseen. Vastaukset ja viestit poistetaan välittömästi.

Valinta ”Poistetaan käyttäjät ja jätetään objektit, vastaukset ja viestit ympäristöön. Vastaukset ja viestit ovat nähtävissä nimettöminä” tarkoittaa, että tunnuksen omistama materiaali menee työtilojen hallinnoijien tai ympäristön hallinnoijan omistukseen. Käyttäjän vastaukset ja viestit näkyvät id-numerona.

Jatka käyttäjätunnusten poistoa seuraavaan vaiheeseen klikkaamalla OK-painiketta.

Vahvista käyttäjien poisto merkitsemällä rasti esitettyyn kohtaan. Valitse lisäksi pudotusvalikosta objektien tuleva omistaja. Omistajaksi voi valita Työtilojen omistajat tai ympäristössä admin-profiilissa olevan käyttäjän.

HUOMIO! Omassa tilassa henkilökohtaisessa kotikansiossa olevat objektit poistetaan välittömästi. Niitä ei voi siirtää toisen tunnuksen omistukseen.

Hyväksy valinnat klikkaamalla OK-painiketta.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Käyttäjienhallinta> Ilmoitus käyttäjille

Valitse haluatko valita ilmoituksen saajiksi käyttäjiä "Koko käyttäjälistalta" vai etsiä käyttäjien joukon "Hakukoneella".

"Koko käyttäjälistalta" tulostaa ilmoituslomakkeen, ja valittavissasi on vastaanottajajoukko kaikkien ympäristötason ryhmien ja työtilojen listalta. Voit valita ilmoituksen saajajoukoksi joko kaikki ympäristön käyttäjän, yhden tai useamman ympäristötason ryhmän jäsenet tai yhden tai useamman työtilan jäsenet. Kirjoita ilmoituksesi ja määrittelen sen julkaisu- ja vanhenemispäivä. Klikkaa OK. Käyttäjät näkevät ilmoituksesi ympäristöön kirjautuessaan pääkehykessä.

Hakukoneella voit hakea joukon käyttäjiä, joille haluat ilmoituksesi osoittaa. Voit valita hakusi lähtökohdaksi jonkin seuraavista kriteereistä:

• Etsi käyttäjätietojen perusteella: profiili, nimi, id-numero, sähköposti, käyttäjähakemisto
• Etsi aktiivisuuden perusteella
• Etsi työtilan jäsenyyden perusteella
• Etsi käyttäjäryhmien perusteella

Kriteerin valittuasi saat esiin lomakkeen, jossa voit määritellä hakukriteerisi. Klikkaa Haku-painiketta ja saat hakutuloksen. Tämän jälkeen voit Käsittele hakutuloksia -painiketta klikkaamalla poistaa käyttäjiä tai valita "Tarkenna hakua".

Jos valitset "Tarkenna hakua", saat jälleen valittavaksesi hakukoneen ensimmäisen sivun. Valitse jälleen yleinen hakukriteerisi ja tarkenna ehtojasi sitä seuraavassa lomakkeessa. Haun toisessa vaiheessa haku kohdistuu ainoastaan siihen käyttäjäjoukkoon, jonka sait tulokseksi haun ensimmäisessä vaiheessa.

Huomaa, että voit aina poistaa hakutuloksesta yksittäisiä käyttäjiä poistamalla rastin käyttäjän nimen edessä olevasta valintalaatikosta. Sinun ei siis välttämättä tarvitse käyttää "Tarkenna hakua"-toimintoa rajataksesi yksittäisiä käyttäjiä pois hakutuloksestasi.

Kun ensimmäisen tai myöhemmän hakuvaiheen kauttaa olet saanut haluamasi käyttäjoukon tulokseksi, voit edetä ilmoituksen laatimiseen klikkaamalla hakutulossivulla Käsittele hakutuloksia -painiketta.

Saat esiin ilmoituslomakkeen. Sen alla näkyvästä listasta käyttäjän nimeä klikkaamalla saat esiin hänen käyttäjäkorttinsa. Kirjoita ilmoituksesi ja määrittelen sen julkaisu- ja vanhenemispäivä. Klikkaa OK. Käyttäjät näkevät ilmoituksesi ympäristöön kirjautuessaan pääkehykessä.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Käyttäjienhallinta> Käyttäjälistaukset

Voit katsella erilaisia käyttäjälistauksia. Valittavissa ovat seuraavat listat:

• Kaikki käyttäjät
• Työtilakohtaiset jäsenlistat
• Käyttäjät, jotka eivät ole jäsenenä missään työtilassa

Listalta käyttäjän nimeä klikkaamalla, voit muokata kyseisen käyttäjän tietoja.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Käyttäjienhallinta> Verkkokansioiden kiintiöt

HUOMIO! Tämä toiminto ja siihen liittyvät profiilin kohdat ovat näkyvissä ainoastaan niissä ympäristöissä, joihin on hankittu verkkokansiokiintiötä sopimuksen yhteydessä.

Voit katsella ja muokata ympäristön käyttäjien verkkokansioiden kiintiöitä. Voit muuttaa käyttäjien kiintiöitä klikkaamalla nimeä. Tämä kiintiö määrittelee sen, kuinka paljon käyttävät voivat tallentaa materiaalia verkkokansioonsa.

Muista, että käyttäjän työtilatason profiilissa on oltava valittuna kohta "Verkkokansio käytettävissä", jotta hän saa näkyviinsä verkkokansion käyttämiseen liittyvät toiminnot. Alemmassa taulukossa näet yhteenvedon ympäristösi verkkokansiokiintiöstä. Kohdassa "Nykyinen määrä" näet yhteenlaskettuna käyttäjille annetut kiintiöt ja kohdassa "Kokonaiskiintiö" on koko ympäristöllesi varattu kiintiö. Näiden erotuksena näet alimpana kohdassa "Käytettävissä oleva kiintiö" kiintiön, mikä on vielä käyttämättä. Jos viimeisessä kohdassa on arvona 0, olet käyttänyt koko kiintiösi.

Ympäristön hallinta> Käyttäjienhallinta> Tilasto

Ympäristön käyttäjien toimintojen tiedot kerääntyvät yleiseen käyttötilastoon, joka päivittyy kerran vuorokaudessa yöaikaan. Ylin osa tilastotiedoista on reaaliaikaista, ja siitä nähdään esim. kuluvan päivän istuntojen ja lähetettyjen viestien lukumäärä.

Alkuun

Käyttäjien luominen

Ympäristön hallinta> Lisää uusia käyttäjiä> Luo uusi käyttäjä

Täytä tulevan käyttäjän nimi kenttiin: Käyttäjän etu- ja sukunimi.

Määritä sopiva salasana (kaksi kertaa) - huom. salasanaa ei voi tarkistaa tämän jälkeen mistään, sen voi ainoastaan vaihtaa. (Profiilissa käytäjälle voi määrittää oikeuden vaihtaa salasanaansa.)  Salasanan minimipituus on 6 merkkiä: suositeltavat merkit ovat a-z, A-Z sekä numerot.

Määritä käyttäjätunnus. (Profiilissa käyttäjälle voi määrittää oikeuden vaihtaa käyttäjätunnustaan.)

Lähetä käyttäjälle sähköpostitiedote -valinta.  Jos tämä valitaan, Optima lähettää automaattisesti ja välittömästi tunnuksen luomisen jälkeen käyttäjän sähköpostiin tiedon tunnuksesta ja salasanasta ja kirjautumissivusta. Huomaa täyttää myös sähköposti-kenttä!

Määritä käyttäjälle sopiva ympäristötason profiili. Jos käyttäjä tulee saamaan oman työtilan hallinnoitavakseen, hänet voi laittaa profiiliin supervisor tai tutor. Jos taas käyttäjä tulee toimimaan työtilassa esim. opiskelijana, hänet kannattaa laittaa profiiliin user.

Käyttäjän yhteystietoja ei tarvitse välttämättä täyttää - he voivat tehdä sen itse Omassa tilassa.

Klikkaa Luo käyttäjä -painiketta. Ohjelma vahvistaa, että toiminto onnistui. Se voi myös ilmoittaa, että käyttäjätunnus on jo olemassa. Tässä tilanteessa siirry selaimen Takaisin-painikkeella määrittämään uusi käyttäjätunnus. Optima -ympäristöissä ei voi olla käytössä keskenään identtisiä käyttäjätunnuksia. (Asiakkailla on mahdollisuus tilata käyttöön oma nimiavaruus.)

Kun käyttäjä on luotu, hänen nimensä ilmestyy automaattisesti listalle, josta hänet voi liittää työtilan jäseneksi: Työtilan hallinta> Hallinta> Jäsenet.

Käyttäjä tarvitsee ympäristöön päästäkseen kirjoittautumissivun osoitteen (esimerkiksi: https://optima.discendum.com) ja käyttäjätunnuksen sekä salasanan.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Lisää uusia käyttäjiä> Luo joukko uusia käyttäjiä

Tällä toiminolla voi luoda useita käyttäjiä kerralla. Käyttäjien tunnusten ja salasanojen alkuosat ovat samat, lopussa oleva järjestysnumero vaihtuu. Huom, jos luot enemmän kuin 9 käyttäjää, järjestysnumero alkaa: 01, 02 jne.

Huom. salasanan minimipituus on 6 merkkiä: suositeltavat merkit ovat a-z, A-Z sekä numerot.

Lomakkeen yhteystieto -kohdat kannattaa jättää tyhjäksi.

Tunnuksia ja salasanoja toimitettaessa kannattaa kehottaa käyttäjiä täydentämään välittömästi etu- ja sukunimensä sekä vaihtamaan salasana. Myös käyttäjätunnuksen vaihtamisesta kannattaa mainita.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Lisää uusia käyttäjiä> Tuo käyttäjiä käyttäjähakemistosta

Käyttäjähakemistossa on sen organisaation käyttäjiä, jonka ympäristö on käytössä.

- Jos samalla organisaatiolla on ennestään käytössään ympäristö, sinne luodut käyttäjät näkyvät automaattisesti tällä listalla.
- Jos palveluntarjoajan kanssa on sovittu käyttäjätietojen viemisestä käyttäjälistaan, ne näkyvät tällä listalla.
- Jos käyttäjiä on aiemmin luotu ympäristöön, ja poistettu sieltä jälkeenpäin, ne näkyvät tällä listalla.

Alkuun

Käyttäjäryhmien perustaminen

Ympäristön hallinta> Ryhmät> Ryhmät 

Ryhmät-toiminnolla voi tarkastella olemassa olevia ryhmiä: muuttaa kokoonpanoa tai ryhmän nimeä ja poistaa ryhmän. Ryhmän nimi toimii linkkinä. Valitse ensin ryhmä ja suorita operaatio sen jälkeen.

Ympäristön hallinta> Ryhmät> Luo uusi ryhmä

Luo uusi ryhmä -toiminnolla voi luoda ympäristöön ryhmiä.

Joissakin tapauksissa ympäristötason ryhmistä on erityistä hyötyä. Esim. silloin, jos sama joukko opiskelijoita halutaan liittää useaan eri työtilaan tai jos on tarve antaa jollekin joukolle oikeudet työtilaan jaksoittain (esim. tarve päästää ryhmä työtilaan viikoksi sisään, ja taas estää pääsy viikoksi ja taas ottaa sisään viikoksi).

Ympäristön käyttäjäryhmät näkyvät Työtilan hallinta> Jäsenet> Lisää tai poista jäseniä -kohdassa.

Alkuun

Työtilojen perustaminen ja hallinnointi

Työtilojen perustaminen on oletuksena sallittu ainoastaan ympäristön hallinnoijalle. Eli oletusasetusten mukaan ainoastaan admin-profiiliin kuuluvat henkilöt voivat perustaa ympäristöön uusia työtiloja. Jos tämä keskitetty malli aiheuttaa liian paljon työtä hallinnoijalle, tilanteen voi helposti korjata antamalla työtilan perustamisoikeudet myös ympäristötason supervisor-profiiliin kuuluville. Näin kouluttajien ei tarvitse anoa uusia työtiloja ympäristön hallinnoijalta, vaan he voivat perustaa niitä itse.

Työtiloja voidaan perustaa ympäristöön asiakkaan ja palveluntarjoajan välisen sopimuksen mukainen määrä. 

Alkuun

Ympäristön hallinta> Työtilat> Työtilaluokat

Työtilaluokkien luominen on oletuksena sallittu ainoastaan ympäristön hallinnoijille eli oletusasetusten mukaan ainoastaan admin-profiiliin kuuluvat henkilöt voivat luoda ympäristöön uusia työtilaluokkia. Kun työtilaluokkia on luotu, ympäristön hallinnoija voi järjestellä työtilat työtilaluokkiin toiminnolla Järjestele työtilaluokkia. 

Kun ympäristössä on otettu käyttöön työtilaluokat, työtilojen ja objektien selaamisen käytettävän vasemman kehyksen rakenne muuttuu niillä, joille on profiilissa annettu oikeus nähdä työtilaluokat. Päätasolla ei enää näy lainkaan työtiloja, vaan ympäristöön perustetut työtilaluokat sekä linkit Muut työtilat ja Kaikki työtilat. 

Klikkaamalla jotain työtilaluokkaa avataan näkymä, jossa työtilaluokka ja sen sisältämät työtilat listataan vasempaan kehykseen. Tästä näkymästä avataan edelleen haluttu työtila.

Klikkaamalla kohtaa Muut työtilat avataan lista niistä työtiloista, joita ei ole liitetty mihinkään ympäristöön perustetuista työtilaluokista. Kohta Kaikki työtilat avaa nimensä mukaisesti kaikki ympäristön työtilat.

Työtilaluokkia voidaan perustaa, muokata, järjestellä ja poistaa. Huomaa, että kun poistat työtilaluokan, mitkään siihen liitetyt työtilat eivät tuhoudu vaan ne siirretään kohtaan Muut työtilat.

Vasemmassa kehyksessä olevan Työtilaluokan nimen perässä olevasta   -kuvakkeesta saa esiin pikatoimintoja, esim. Luo uusi työtila.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Työtilat> Luo uusi työtila

- Anna työtilalle sopiva nimi. Työtilan nimi, kuten kaikki muutkin asetukset voidaan muuttaa jälkeenpäin sopivimmiksi.
- Informatiivinen nimi. Anna työtilalle informatiivinen nimi, joka tulee käyttäjälle näkyviin, kun hän vie hiiren osoittimen työtilan nimen päälle vasemmassa kehyksessä.
- Jos ympäristössä on käytössä työtilaluokat, voit asettaa työtilan johonkin olemassaolevaan luokkaan.
- Aseta työtilan käyttöaika. Jos käyttöaikaa ei merkitä, se on sama kuin ympäristön voimassaoloaika. Työtilan käyttöajalla voidaan säädellä sitä, millä aikavälillä jäsenillä on pääsy sinne. Huom. työtilan omistaja pääsee työtilaansa myös käyttöajan ulkopuolella. Hänen lisäkseen työtilaan pääsevät ne, joilla on kyseisen työtilan profiilissa määriteltynä kohta "Käyttäjä pääsee työtilaan myös silloin, kun se on alkamis- tai päättymispäivämärään mukaan suljettu."
- Työtilatyypin valinta: vakiotyötila, suljettu työtila, materiaalivarasto. Oletusasetuksen, vakiotyötilan, vaihtaminen tyypiksi suljettu työtila tarkoittaa sitä, että työtilaan pääsee normaalisti ja siellä voi toimia muuten normaalisti, mutta sieltä ei voi kopioida, siirtää eikä linkittää mitään materiaalia muualle (toisiin työtiloihin tai käyttäjien henkilökohtaisiin kansioihin). Materiaalivarastoksi työtila kannattaa määrittää silloin, kun vaikka osittainkin samaa materiaalia aiotaan käyttää useassa eri työtilassa. Taustalla on ajatus linkittää materiaalivarastona toimivasta työtilasta materiaalia muihin työtiloihin. Materiaalin luku- ja kirjoitusoikeuksista ei tässä työtilassa tarvitse välittää. Tässä toimintatavassa saadaan myös etu materiaalin päivitykseen liittyen: riittää, että materiaalia päivitetään vain yhdessä paikassa. (Työtilan tyypiksi voidaan vaihtaa työtilan luomisen jälkeen "arkistoitu työtila", jolloin se ei näy käyttäjille ollenkaan vasemmassa kehyksessä. Se voi olla päättynyt tai avoin työtila, mutta siellä ei voi työskennellä, koska sitä ei näy. Arkistoidut työtilat löytyvät ympäristön hallinnan kohdasta Työtilat> Arkistoidut työtilat ja/tai Työtilat-otsikon oikealla puolella olevan hammasrattaan kautta: Arkistoidut työtilani.)
- Työtilaan ilmoittautuminen voidaan järjestää tietylle ajanjaksolle, tai jos aikaa ei rajata, ilmoittautuminen voi olla jatkuvaa. Kun ilmoittautumisaika on menossa, käyttäjille näytetään ilmoittautumiskuvake suoraan Optiman aloitusnäkymässä. Huomaa, että ilmoittautumiskuvake näkyy ainoastaan niille käyttäjille, jotka voivat ilmoittautua. Työtilan omistaja ei siis itse näe tätä kuvaketta laitettuaan ilmoittautumisen voimaan. Työtilan omistajalle näytetään sama kuvake työtilaa avattaessa, jos ilmoittautuneita käyttäjiä on tullut. Tästä kuvakkeesta työtilan omistaja avaa toiminnon, jonka kautta voidaan hyväksyä tai hylätä työtilaan ilmoittautuneita käyttäjiä.
- Työtilaan luotavien objektien oletuslukuoikeudet määritetään työtilakohtaisesti: oletuslukuoikeudet annetaan joko vain objektin luoneelle käyttäjälle tai kaikille työtilan jäsenille. Käyttäjät voivat kuitenkin muuttaa näitä oletuslukuoikeuksia, jos heille sallitaan profiilissa oikeus muokata omien objektiensa luku- ja kirjoitusoikeuksia. Kouluttaja voi siis halutessaan esim. määrittää, että opiskelijoiden työtilassa luomiin objekteihin kaikilla on lukuoikeus ja että tätä oletusasetusta eivät opiskelijat itse pysty muuttamaan.
- Klikkaa lopuksi OK.

Työtilan luomisen vahvistussivulla on linkki Jäsenet, josta voit tarvittaessa määrittää jäsenet. Jos työtilaa tulee rakentamaan joku muu kuin sinä itse, liitä kyseinen henkilö tässä yhteydessä työtilan jäseneksi -sinä olet tällä hetkellä työtilan ainoa jäsen ja myös työtilan omistaja. Kun olet liittänyt työtilan vastuuhenkilön jäseneksi, anna hänelle tarpeeksi laajat toimintavaltuudet työtilaan joko määrittämällä hänet omistajaksi (Työtilan hallinta> Hallinta> Yleisasetukset). Katso seuraavsta kappaleesta, mitä työtilan omistajuus merkitsee. Jos haluat itse pysyä työtilan omistajana, voit määritellä hänen profiilikseen supervisor (Työtilan hallinta>  Jäsenten profiilit> Vaihda jäsenten profiileja).

Huomaa, että jos Jäsenet-sivulla määrittää jäseniksi Kaikki, niin silloin kaikilla ympäristöön perustettavilla käyttäjillä on automaattisesti työtilan jäsenyys (myös ympäristöön myöhemmin perustettavilla tunnuksilla).

Työtilan omistajuudesta:

- Se, joka luo työtilan, on oletuksena työtilan omistaja. Työtilan omistajaksi voidaan määritellä kuka tahansa ympäristön käyttäjistä, mutta käyttäjä on ensin liitettävä kyseisen työtilan jäseneksi.
- Työtilalla voi olla yksi omistaja. Omistajaksi asetetun käyttäjän työtilatason profiili muuttuu automaattisesti supervisor-profiiliksi. Aikaisemman omistajan profiili jää supervisoriksi.
- Työtilan omistaja pystyy luomaan objekteja suoraan työtilan alle. Näin voi tehdä hänen lisäkseen vain käyttäjä, jonka -profiilissa on valittuna kohta "Käyttäjällä on oikeus kaikkiin työtilan objekteihin".
- Työtilan toimintoja, jotka ovat mahdollisia vain työtilan omistajalle: työtilan poistaminen ja työtilan kopioiminen (ja jälkimmäinen vain, jos omistajalla on ympäristöstason profiilissa oikeus luoda työtiloja ympäristöön).

Alkuun

Ympäristön hallinta> Työtilat> Poista työtiloja

Ympäristön hallinta> Työtilat> Ilmoittautuminen

Ympäristön hallinta> Työtilat> Arkistoidut työtilat

Ympäristön hallinnointiin oikeutetut löytävät kaikki ympäristössä olevat työtilat tämän toiminnon kautta. Työtilojan voidaan arkistoida vaihtamalla työtilan yleisasetuksissa tyypiksi Arkistoitu. Tällöin työtilaa ei näy ollenkaan vasemmassa kehyksessä (huolimatta siinä olevista muista asetuksista). 

Käyttäjä löytää arkistoimansa työtilat vasemman kehyksen Työtilat-otsikon vieressä olevasta ratas-ikonin alta: Arkistoidut työtilani. 

Alkuun

Ympäristön hallinta> Työtilat> Työtilojen järjestys

Työtilojen järjestystä voi muuttaa laittamalla kursori nuoli-painikkeen päälle ja raahaamalla sitä ylös tai alaspäin.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Työtilat> Työtilatason profiilit

Ympäristön hallinnoijalla ei ole oletuksena oikeuksia muuttaa työtilojen profiileja työtilasta käsin. Tätä kautta pystyy kuitenkin  keskistetysti näkemään työtiloissa käytetyt profiilit eriteltyinä.

Alkuun

Muut ympäristön toiminnot

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Click-wrap tekstit ja tilastot

Optimassa on mahdollista ottaa käyttöön click-wrap -toiminto, jolla esimerkiksi velvoitetaan käyttäjät hyväksymään oppimisympäristössä käytettävän materiaalin tekijänoikeuksia koskevat ehdot. Kohdassa Click-wrap tekstit laaditaan sopimusteksti sekä sopimuksen hyväksyneille ja sopimuksen hylänneille näytettävät tekstit. Käyttäjän tarvitsee hyväksyä sopimus vain kerran. Tämän jälkeen hänelle ei enää näytetä sopimustekstiä ympäristöön kirjautumisen yhteydessä. 

Kohdassa Click-wrap tilastot voidaan seurata, ketkä käyttäjistä ovat hyväksyneet tai hylänneet sopimuksen.

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Uuden ilmoituksen luominen ja ilmoitussivun hallinta

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Seurantatyökalu

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Roskakori

Koko ympäristön roskakorin sisältöä voidaan tarkastella ja tarvittaessa sieltä voidaan palauttaa vahingossa poistettua materiaalia. (Objektin nimen perässä on Palauta -painike.) Jos työtila on hävitetty, sitä ei voi palauttaa takaisin työtilaksi (vaan se palautuu kansioksi). Roskakoria ei kannata tyhjentää ilman painavaa syytä ympäristön voimassaolon aikana. 

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Sähköpaimen

Käyttäjät voivat itse päättää, ottavatko vastaan sähköpostimuistutuksia: Oma tila> Asetukset> Sallitko sähköpaimenen käytön?

Käyttäjä saa ilmoituksen viesteistä, joihin hänellä on lukuoikeus, jos
- Sähköpaimen on käynnistetty (Ympäristön hallinta> Toiminnot> Sähköpaimen) Painikkeessa lukee tällöin teksti "Sammuta sähköpaimen".
- Käyttäjän sähköpostiosoite on täytetty käyttäjäkorttiin.
- Käyttäjä on sallinut sähköpaimenen muistutukset: Oma tila> Asetukset
- Keskustelualueen Yleisasetuksissa ei ole valittuna kohtaa: Ei muistutusviestejä sähköpostiin tältä listalta
- Kalenterimerkinnässä on valittu muistutustoiminto julkiseksi
- Ilmoituksen yhteydessä on ajastettu muistutustoiminto

Alkuun

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Kiintiöt

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Ajastukset

 Ympäristössä olevien keskustelualueiden ajastettujen viestien keskitetty hallinta tapahtuu täällä.

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Tyylitiedostot

Täällä voit ladata omalta tietokoneelta tyylitiedostoja ympäristöön, jolloin ne ovat sen käyttäjien hyödynnettävissä, kun tehdään html-dokumentteja kevyt web-editorilla. Kevyt web editorin Lisää css-tyylitiedosto -painikkeella käyttäjä voi valita sopivan tyylityylitiedoston. Jos tätä valintaa ei editorissa tehdä, ohjelma käyttää Optiman oletustyylitiedostoa.

Täällä voit myös muokata tuotuja tyylitiedostoja tai poistaa niitä ympäristön käytöstä. 

Ympäristön hallinta> Toiminnot> RSS-syötteet

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Arviointiskaalat

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Tekstiviestit

Optima-ympäristön sisältä  voi lähettää tekstiviestejä, kun ympäristön tekstiviestikiintiöön on tilattu viestejä. Tilaaminen onnistuu Tilaa lisää tekstiviestikiintiöitä -toiminnolla. Kiintiön lisäämisestä tulee ilmoitus sähköpostiin viimeistään seuraavana arkipäivänä. Tämän jälkeen tekstiviestejä voivat lähettää ne henkilöt, joille on Asetukset-sivulla erikseen määritelty tekstiviestien lähettämisoikeus.  

Tekstiviestin käyttöä ja kiintiössä jäljellä olevaa määrää voidaan seurata kohdissa Asetukset ja Raportit.  

Lähetä tekstiviesti -toiminnossa voidaan erilaisten hakujen tai käyttäjälistojen avulla poimia ne käyttäjät, joille tekstiviesti halutaan lähettää. Maksimimerkkimäärä on 160. Viestin lähettäjäksi voi valita Optiman tai oman matkapuhelinnumeron, mikäli se on käyttäjäkortissa asetettuna.
Tekstiviestejä voi lähettää täällä: Ympäristönhallinta> Toiminnot> Tekstiviestit> Lähetä tekstiviesti.

Tekstiviestien lähettämisen määrää voidaan säädellä asettamalla yläraja kerrallaan lähetettäville viesteille kohdassa Asetukset.

Alkuun

Ympäristön hallinta> Toiminnot> Suoratoistotiedostot

Tästä toiminnosta käsin voit seurata ympäristössä olevien suoratoistettavien tiedostojen maksimimäärää, niiden jo käytössä olevaa määrää sekä jäljellä olevan kiintiön määrää.

Työtila Tämän otsikon alla olevien työtilojen nimiä klikkaamalla avautuvat nähtäväksi kaikki kyseisessä työtilassa olevat suoratoistotiedostot sekä niihin liittyviä tietoja: Nimi, Omistaja, Koko, Avaamiskertojen lukumäärä, Julkisuus. 

Myös tiedostojen avaaminen ja poistaminen on mahdollista suorittaa tämän toiminnon kautta. Viesti-linkistä voi lähettää sähköpostia suoraan kyseisen suoratoistotiedoston omistajalle. 

Omistaja Työtilan omistaja
Lukumäärä Työtilassa olevien suoratoistotiedostojen lukumäärä
Koko yhteensä MB Työtilassa olevien suoratoistotiedostojen yhteenlaskettu koko megatavuina
Prosenttiosuus  Käytetyn kiintiön jakautumisprosentti työtiloittain
Tila Työtila voi olla avoinna, suljettu tai arkistoitu.

Otsikoiden vieressä olevasta nuoli-kuvakkeesta voit vaihtaa listan järjestystä.